De mediationovereenkomst vormt de basis van iedere mediation. Het is een schriftelijke overeenkomst die aan het begin van de mediation wordt ondertekend door zowel de partijen als de mediator. Hierin staan de “spelregels” en afspraken waaronder de mediation plaats moet vinden. Denk hierbij aan de vrijwilligheid en de vertrouwelijkheid. Zonder deze voorwaarden kan er geen mediation plaatsvinden. Alleen onder deze omstandigheden kan namelijk het optimale resultaat worden bereikt en tot een houdbare oplossing worden gekomen. De belangrijkste afspraken in de mediation zijn:

Vrijwilligheid

De basis van mediation is dat alle deelnemers, zowel de conflictpartijen als de mediator, vrijwillig deelnemen aan de mediation. Dit zal ook altijd aan het begin van de mediation worden gevraagd. Als iemand zich gedwongen voelt dan zal de mediation weinig kans van slagen hebben. Er zal dan immers altijd een zekere terughoudendheid zijn om alles ter tafel te brengen en daarmee tot de kern van het conflict te kunnen komen. De vrijwilligheid brengt ook met zich mee dat iedere partij op elk moment kan stoppen. Ook de mediator kan daartoe besluiten. Daarbij is degene die wil stoppen niet verplicht aan te geven waarom.

Vertrouwelijkheid

Een tweede belangrijk onderwerp is vertrouwelijkheid. Tevoren wordt met elkaar afgesproken dat alles kan worden gezegd tijdens de mediation zonder dat een van de partijen daar later op wordt aangesproken. Uiteraard gelden wel normale omgangsnormen en is het niet de bedoeling dat de partijen elkaar uitschelden of op een andere manier onheus bejegenen. Deze vertrouwelijkheid moet ervoor zorgen dat er geen belemmeringen zijn voor de partijen om zich open op te stellen en in alle vrijheid te onderzoeken waar de mogelijke oplossing kan zitten. De vertrouwelijkheid is expliciet opgenomen in de mediationovereenkomst.

Geheimhouding

Alles wat wordt gezegd tijdens en onder de vlag van mediation, valt onder de afspraken van geheimhouding die de conflictpartijen voorafgaand maken. Niets van wat er tijdens de mediation wordt besproken, kan naar buiten worden gebracht. Als er eventuele juridische procedures lopen, worden deze tijdelijk gestaakt en kan geen der partijen een beroep doen op wat er tijdens de mediation wordt gezegd. Deze geheimhouding werkt ook door na afloop van de mediation. Een partij kan niet in een latere procedure alsnog gebruik maken van hetgeen in mediation is besproken. Dit kan anders zijn als de partijen daar zelf tijdens de mediation andere afspraken over maken.

Kosten

Wie de kosten van de mediation betaalt, wordt ook in de mediationovereenkomst opgenomen. Dat kunnen ook beide partijen zijn. Meestal duurt een mediationgesprek 1,5 tot twee uur. Het aantal gesprekken tot nodig is om tot een oplossing te komen ligt tussen de twee en vijf. Dit is natuurlijk ook afhankelijk van de complexiteit van het geschil.

Afsluiting

Een geslaagde mediation wordt afgesloten met een getekende (vaststellings)overeenkomst. Hierin staan de afspraken die door de partijen zijn gemaakt. Afspraken over de oplossing van het geschil maar ook vaak afspraken over hoe partijen verder gaan in de toekomst. Pas als deze overeenkomst getekend is, kunnen de partijen elkaar aan die afspraken houden.