Dossieropbouw

De werkgever, maar ook de werknemer, doen er verstandig aan om aan dossieropbouw te doen. Dan moet niet worden gedacht dat dossieropbouw altijd bedoeld is als tool om een werknemer te kunnen ontslaan. Als de werkgever de wijze van dossieropbouw zorgvuldig en regelmatig doet, kan hij ook juist van een ongemotiveerde werknemer weer een betrokken en loyale werknemer maken. Aan de andere kant heeft de werknemer er baat bij om de zaken goed bij te houden, zodat hij inzichtelijk heeft wat er van hem wordt verwacht, wat hij kan en mag verwachten van zijn werkgever en waar hij wel en ook niet verantwoordelijk voor mag worden gehouden.

Een verbetertraject bestaat uit verschillende stappen en heeft als einddoel ofwel een goed functionerende werknemer die weer gemotiveerd zijn werk doet, of een goed gevuld dossier ter ondersteuning van de conclusie dat de werknemer onvoldoende functioneert en niet meer in deze functie kan blijven werken. Het heeft dus altijd effect. In tegenstelling tot wat sommige goeroes beweren, is het wel degelijk belangrijk om regelmatig met de werknemer te zitten en te bespreken wat er goed gaat maar ook wat er fout gaat.

Taakomschrijving; wat gaat niet goed?

Allereerst moet duidelijk zijn wat de taken van de werknemer zijn. Bestaat er een functieomschrijving of is het wellicht omschreven in de arbeidsovereenkomst? Is dat niet voorhanden dan zal aan de hand van de feitelijke taken, functieomschrijvingen uit een cao een beschrijving van de taken moeten worden gegeven.

Vervolgens moet omschreven worden wat de aanleiding is voor het opstellen van het verbeterplan. Noem voorbeelden waaruit blijkt dat de werknemer niet goed functioneert en omschrijf welke vaardigheid of competentie dan onvoldoende is of zelfs ontbreekt. Geef aan wat en hoe het verbetert moet worden en spreek een tijdsbestek af waarbinnen de verbetering moet zijn voltooid.

Hoe lang duurt het traject en wanneer vindt evaluatie plaats?

Een verbetertraject is geen vastomlijnde traject van x maanden. De lengte hangt af van verschillende omstandigheden. Hoe lang is de werknemer al in dienst in deze functie? Hoe lang is er als sprake van commentaar op het functioneren? Wat is de ernst van het disfunctioneren? Belangrijk is om tussentijds evaluatiemomenten af te spreken.

Begeleiding en scholing

Van de werkgever wordt gedurende het verbetertraject verwacht dat hij de werknemer begeleidt en waar nodige scholing, coaching, training en/of cursussen aanbiedt zodat de werknemer de gebreken in zijn functioneren kan verbeteren. Belangrijk hierbij is om deze inzet ook in het verbeterplan vast te leggen en op regelmatige basis de begeleiding te evalueren.

Einde dienstverband?

Uiteindelijk zal het afgesproken einddoel al dan niet gehaald worden. Het is belangrijk dat aan het begin van het verbetertraject duidelijk is wat de consequenties voor de werknemer zijn als het einddoel, verbetering van het functioneren, niet wordt behaald. In veel gevallen zal dit leiden tot een beëindiging van het dienstverband, maar houdt er rekening mee dat de werkgever ook in dit geval eerst zal moeten onderzoeken of hij de werknemer kan herplaatsen. Maaike Wetting beoordeelt graag voor u in welk fase van dit traject u bent en of het dossier voldoende is voor een succesvol ontslag.